职场新人必修课:怎么听懂领导的话,怎么把话讲明白


  • 2021
  • 01/28
  • 22:00
  • 就业指导

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有不少领导,绕着弯跟你说话,旁敲侧击的那种。开会2小时,很简单的事,说不明白讲不到重点。也不分工,就让一起做。

事后还要催催催,过来人简直两行泪!
 
这也是许多初入职场的年轻人要学的第一课:
 
为什么当领导的不能把话说明白? 
 
一般来说,越是需要靠人际关系生存的地方,越是会有这种官僚化的领导。越是讲究效率的地方,越需要说话直接了当,干脆利落。
 
进入职场后,细心的职场新人们总是会发现,那些升迁的特别快的人,大都事事门清,表达清晰简练。

因为人家清楚地明白,跟人打哑谜浪费的这大把时间和造成的相关风险,ta可以确定性的做很多其他更有用的事情。


所以与其半夜睡不着去揣测这种领导到底想表达什么,还不如把自己的表达能力培养好,这样才有机会去更专业更高效的环境发展。

就算是留在这样的单位,更要把具体事情落实,为自己建立好的口碑。
 

高效表达这么重要的事情,其实是有套路的,再加上刻意的练习,职场小白也能在短时间内成为表达高手。


回应领导结论先行

员工们都会遇到给上级汇报工作的情况,虽然好的工作汇报可能不会让你一步登天,但是一场糟糕的汇报很有可能就会让你失去晋升的机会。
 
经常会踩雷汇报最常见的是以下两种:
 
  • 地毯式陈述


有的人,领导明明问她要一个绩效考核统计数据,她总是说这个数据是从哪里来的,用什么方法和工具统计出来的。

但就是不直接告诉领导数据是多少,让上司很是着急和抓狂,就觉得跟她说话太费劲。
 
这样的员工很容易把领导搞得很烦躁,被弃用是迟早的事。 
 
  • 东拉西扯没重点


讲了很多,写了很多,但很松散,没有主题思想,事物之间缺乏关联性,看不到想要的东西。

或者他明明想说的是A,说着说着开始讲B,雄文三千、跑题万里……

这些都是很常见的错误,就连做个PPT,满屏都是文字,连个小标题都懒得标黑,一到正式汇报,就一个一个字照着上面念……
 
那怎么样才能很好汇报工作,第一个套路就是中心法则,结论先行。
 
1)先讲结论
2)再讲经过
3)最后再重复结论
 
经理:小李啊,上次交给你的任务做完了没?进度如何?
 
小李:还没有。因为对接供应商那边出了一点问题,大概要三到五个工作天才能解决,所以我还需要一个星期来完成这个计划书。
 

工作是否完成是经理最关心的结论,但这个结果经理通常不会满意。


所以小李直接补上经过,也就是对接供应商那边的现状,最后再强调一次结论:还需要一些时间来完成这个计划书。
 
相反的,如果小李的结论已经达成经理的期待,经理也可以选择结束对话。

假若对话继续下去,请记得在最后再重复一次结论,以确保你们之间进行的不是一场无效沟通。
 
结果法的重点就在于先阐述事情的全貌,并将主导权交给对方,让对方获得急需的答案后,再由他决定对话是否要持续下去。

领导更想了解的是你的工作结果和效率,从领导的需求出发,工作汇报事半功倍。


升职快的都会主动汇报

刚开始工作那会,偶尔得知部门有个同事每天雷打不动给经理写一封邮件,列数她今天所完成或者在进行中的工作。

我心想,有必要浪费时间做这个还不如好好干活,从不去打扰老板,到时候交活儿完事,多利索!

后来担任了项目经理工作,其中一个必要的工作就是每周都要写项目进程报告,然后才意识工作汇报的必要性。
 
我在写报告的过程中,需要把上个阶段发生的事项像放回放电影一样全部过一遍,然后再提炼总结。

因为篇幅有限,要找到合适的语言和逻辑来表达,这个过程就是一个锻炼思维能力和表达能力的过程。
 
写出来的东西和说出来的相比,能成倍地调动你的脑力。
 
首先,花时间想想你汇报的目标

没有清晰的目标,就无法撰写进度报告

团队里其他人希望从我这得到什么信息

应该重点写哪方面的东西?

有哪些任务很重要需要让他们知道?
 
第二个套路是工作汇报模板: 
 
D (DONE): 上阶段完成的事务

I (IN PROGRESS): 正在进行的事务

T (TO DO):准备下阶段开始的事务

R(RISK):有哪些风险可能会影响到工作的进程

I (ISSUE):哪些问题或者挑战需要及时解决,从而能让工作继续推进
 
如果把这几个关键点都在工作总结邮件中覆盖,就可以给你的老板一个立体的影像。

汇报的本质,是沟通。既是传递工作成果,也是为了寻求明确的上级支持,请好好运用这个沟通套路。


说不明白,是因为没想明白

为什么别人三两句话就能够说清楚的事,你却说了一大堆别人还不知道你想表达什么?

为什么你会在工作中的述职、工作汇报时感到焦虑不安、不知道从哪里说起?

偶遇大老板,他随口一问,最近项目进展如何,你会在心里说:“惨了,“烤”验我的时刻到了?”


说不清,其实是因为思维结构不对。

想不明白,其实是因为逻辑混乱。
 
表达时需要一个明确的主题的,你要知道你们在谈论什么,对于这个主题,有想法最好。

但是如果能有自己独立的观点,那更好了。

要一事一议,紧扣主题,尽量不要说多,说多了会乱,也很难讲清楚,所以一定要一事一汇报。
 
明确是什么。

“明确”的意思就是主题明确,而且层次分明。

明确性意味着要将多层次的主题进行分离,比如:

什么是属于整体的?什么是必须单独拿出来考虑的?产生这样的结果是因为什么?
 
明确来自深度的思考,经过思考的表达,才能做到有话直说,表达清晰,知道什么时候,说什么话。

那么表达之前该如何思考呢?


这就需要先把大主题进行拆分,拆分成小的主题,针对每个主题进行思考准备。然后再把思考过后的小主题进行整合,组合成一个完整的大主题。
 
就好比搬家,把搬家当成一个项目来管理,先拆分开搬家都包含的部分:

寻找新房子,收拾整理,运输,购买新家具,处理旧物,户口迁移,新家装修等等。

想好每一个独立步骤,设定优先级,制定进度表,然后再把每个部分整合成一个有系统的整体,这样在操作起来就是步骤清晰,避免出错了。
 
每年的述职报告会上,新人和有工作经验的人,表现就会大不一样。

新人往往罗列自己这一年都做了哪些事,像流水账一样让人听了想睡觉。

而有一定经验的同事做述职汇报时,会先讲明自己这一年的工作业绩成果,然后分析哪些是业务成果,如何做到的,哪些是辅助工作的成果,如何做到的。

最后还不忘对未来一年工作的规划概述。

谁优谁劣,一眼可判。
 
最后给大家提供几个提高沟通沟通能力的练习方法,持之以恒修炼,你也能成为表达简洁利落的沟通高手。
 
1)锻炼归纳能力

在说话前,要先练好归纳能力,将想说的话汇整成简单扼要要的重点。
 
2)避开专业术语

说话高手往往造成不同年龄层的人都明白他要传达的讯息,会试图将柏林用语,专业术语和艰涩涩词汇,转换成一般性词汇,而且内容最好简单到“连中学生也听得懂。”
 
例如,向一名中学生说明总经理的职务时,你可以这么说:

我想你的学校都有篮球队吧?而总经理,就跟篮球队的教练一样⋯⋯
 
3)在话中明确说明理由

有魅力的演说者之所以能够能够说动别人,让多数人心服,唯一诀窍就是“在话中,明确说明源由”

“说这是正确的,那是因为⋯⋯”

“为何会推荐你这个,那是因为⋯⋯”

久而久之,你的逻辑力便会跟着提升。
 
现在是表达的红利,你不说,难道等机会掉到你头上吗?
 
在职场中勇于表达、善于表达的人总是更能得到领导青睐。想要在职场表达中游刃有余只需掌握这3个套路:

  • 回应领导,结论先行

  • 汇报工作,简练覆盖进度和风险

  • 有意识地锻炼逻辑思维能力


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2010年1月,随着《国务院关于推进海南国际旅游岛建设发展的若干意见》的发布,海南国际旅游岛建设成为国家的重大战略部署。2010年4月,三亚学院顺势战略性建设国际旅游学院,同年9月开始招生。历时4年的建设与跨越式发展,2014年1月,国际旅游学院正式更名为国际亚洲bet356体育。作为海南省旅游发展规划新型智库建设,国际亚洲bet356体育下设酒店管理专业和旅游管理(国际旅游管理)专业,现有在校生1433人,其中,酒店管理专业作为学校重点培育特色专业。学院教学与科研并举并重,下辖省级研究基地即海南度假酒店和住宿业研究基地和海南国际旅游岛文献资料中心。在三亚学院的发展被列入省市共建十三五战略规划的大好形势下,国际亚洲bet356体育积极探索建设具有国际化办学视野、国际化育人特色的品牌学院,以精确培养适应地方经济发展的应用型酒店管理和旅游管理高级管理人才为宗旨...

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